E-Rechnung

E-Rechnung

Einführung der E-Rechnung im kommunalen Bereich

Am 26. Mai 2014 ist die Europäische Richtlinie 2014/55EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in Kraft getreten. Mit dieser Richtlinie hat die Europäische Union rechtliche Möglichkeiten geschaffen, einen wesentlichen Prozess in den Behörden der Mitgliedsländer zu digitalisieren und gleichzeitig den Service für die Wirtschaft zu verbessern.

Eine Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsempfang gilt für alle Bundesländer ab dem 01. April 2020.

Nach den Europäischen Vorgaben sind ab dem 27. November 2020 alle Rechnungen über mehr als 1.000,00 € in elektronischer Form auszustellen und zu übermitteln.

Auch die Verbandsgemeine Asbach kommt dieser Vorgabe nach und hat sich einem einheitlichen Verfahren des Landes Rheinland-Pfalz angeschlossen.

Gewerbetreibende und Firmen können demnach über das zentrale E-Rechnungsportal des Landes Rheinland-Pfalz elektronische Rechnungen als sogenannte X-Rechnung an die Verbandsgemeinde
Asbach erfassen und bereits erstellte X-Rechnungen hochladen.

Eine detaillierte Erläuterung zum Thema X-Rechnung finden Sie hier:

Damit die Rechnungen elektronisch versandt werden können, müssen sich die Rechnungssteller einmalig unter diesem Link registrieren:

Der Upload der Rechnungen kann dann nach Registrierung und Anmeldung über diesen Link erfolgen:

Für den Rechnungsversand über das E-Rechnungsportal des Landes Rheinland-Pfalz benötigen Sie von uns folgende Angaben:

1. Die ausschließlich für die Übermittlung zu nutzende E-Mail Adresse:

            ZRE-RLP@poststelle.rlp.de

2. Die Leitweg-Identifikationsnummer der Verbandsgemeinde Asbach:

            071385001000-001-49


Alternativ: PDF-Rechnungen

Für Rechnungen bis zu 1.000,00 € haben wir für Sie die E-Mail-Adresse rechnung@vg-asbach.de eingerichtet, damit auch diese Rechnungen digital als PDF-Format an uns übermittelt werden können.


Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung

  • Die Papierrechnung

    Das traditionelle Format der Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst durch eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen (z. B. mittels Scans oder digitalen Fotos), welche eine elektronische Weiterverarbeitung zulässt, liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden.

  • Die PDF-Rechnung

    Darüber hinaus wird eine PDF-Rechnung zwar bereits in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, welche keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der Papier-gleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen ebenfalls manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate wie z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich ebenfalls für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung.

  • Der Unterschied zur E-Rechnung

    Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung zu einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt sowie empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.

    Die elektronische Rechnungsstellung kann dabei über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter zum Beispiel mittels dem Standard XRechnung.

    • Damit jedes Mitgliedsland der europäische Norm (EN) 16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische Core Invoice Usage Specification (CIUS).
    • Der Standard XRechnung repräsentiert dabei die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS – und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet.
    • In Deutschland wird der Standard XRechnung zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber in Bund sowie in einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.
    • Zusätzlich kann bei Einreichung einer E-Rechnung an den Bund jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD 2.1.1 Profil XRechnung, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN–16931), der E-RechV des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

    Letztlich werden papierbasierte Prozesse zunehmend von digitalen Prozessen abgelöst. Sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger profitieren deshalb von der E-Rechnung hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz.